Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và an toàn trước những giấy tờ sử dụng chữ ký điện tử. Làm thế nào để kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF, hãy cùng khám phá trong bài viết này nhé!

I. Chữ ký số hợp lệ trên file PDF là gì?

Chữ ký số đang trở thành xu hướng mới trong thời đại công nghệ 4.0. Hiện nay, các nền tảng kê khai thuế và nộp thuế trên các trang Web của Tổng cục Thuế, Hải quan, Dịch vụ Công, Bảo Hiểm Xã Hội và các phần mềm hỗ trợ như hóa đơn điện tử, phần mềm kiểm toán, quản lý doanh nghiệp hiện đang đều sử dụng chữ ký số. Doanh nghiệp và cá nhân hiện nay cũng liên tục chuyển đổi sang chữ ký số trên các tài liệu điện tử với định dạng file PDF chất lượng cao.

Chữ ký số hợp lệ trên file PDF là những chữ ký số có giá trị, được cung cấp bởi những cơ quan chức năng có thẩm quyền và được đăng ký trên cổng Dịch Vụ Công trước đó.

Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF là công việc cần thiết để đảm bảo tính trung thực, chính xác đối với chữ ký số. Tránh trường hợp gặp phải những chữ ký số giả, chữ ký số không hợp lệ và liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý khác nhau.

Hiện nay, người dùng cá nhân có 03 cách khác nhau để kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF thông qua các cổng dịch vụ chính thức của nhà nước.

II. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF

Chữ ký số của các cá nhân, doanh nghiệp hiện nay đều được đăng ký và xác thực thông qua Trung Tâm Chứng Thực Điện Tử Quốc Gia. Để kiểm tra tính chính xác của chữ ký số thì bạn chỉ cần truy cập trung tâm chứng thực điện tử Quốc gia để xác nhận.

1. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF Online

Bước 1: Bạn truy cập trang chủ của Trung Tâm Chứng Thực Điện Tử Quốc Gia và chọn mục Chọn tệp tải lên. Sau đó, bạn chọn file chữ ký số cần kiểm tra để tải vào hệ thống.

Bước 2: Sau khi tải file chữ ký số vào hệ thống thành công, bạn chọn Kiểm tra chữ ký số để xác thực thông tin.

Bước 3: Khi này, thông tin chữ ký số sẽ được cung cấp cho người kiểm tra. Chúng ta sẽ có 02 trường hợp Hợp lệ và Không hợp lệ.

TH1: Chữ ký số điện tử Hợp lệ

Đối với trường hợp chữ ký hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như sau:

• Tên chữ ký: Tên chữ ký và đơn vị đảm bảo chữ ký
• Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra
• Tính vẹn toàn của dữ liệu: Không bị thay đổi
• Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn vào Tải File để biết thêm nhiều thông tin hơn nữa liên quan đến chữ ký số hợp lệ đang được kiểm tra.

TH2: Chữ ký số điện tử Không hợp lệ

Trong trường hợp chữ ký số không hợp lệ trên file PDF thì hệ thống sẽ trả một kết quả duy nhất là “Không hợp lệ”

2. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF bằng phần mềm

Trung Tâm Chứng Thực Điện Tử Quốc Gia cung cấp riêng phần mềm cho tất cả mọi người để có thể kiểm tra thông tin chữ ký số, xác minh tính hợp lệ của chữ ký số một cách nhanh chóng. Nếu như bạn thường xuyên phải kiểm tra các chữ ký số trên file PDF thì hãy cài đặt phần mềm để tiết kiệm thời gian và thuận tiện sử dụng.

Bước 1: Bạn mở trang chủ Trung Tâm Chứng Thực Điện Tử Quốc Gia và chọn Tải phần mềm ký số NEACSigner để tải phần mềm kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF.

Sau khi tải phần mềm, bạn cài đặt trên máy tính để sử dụng.

Bước 2: Bạn mở phần mềm NEACSigner, chọn mục Hệ Thống => Mở tệp và chọn file PDF cần kiểm tra chữ ký số trên máy tính.

Bước 3: Để kiểm tra chữ ký số trên file PDF, bạn chọn biểu tượng Kiểm tra chữ ký nằm tại góc phải màn hình. Khi này phần mềm sẽ quét toàn bộ dữ liệu, đưa ra những kết quả chính xác nhất về chữ ký điện tử đã được đóng trên file PDF.

3. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF bằng hóa đơn giá trị gia tăng

Trong trường hợp bạn có hóa đơn giá trị gia tăng thì bạn cũng có thể kiểm tra chữ ký số hợp lệ nhanh chóng thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành các giao dịch điện tử (hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử…). Chữ ký số áp dụng trong văn bản sẽ được kiểm tra bởi nhà cung cấp thứ 3 và đây là cách kiểm tra chuẩn xác 100%.

Bước 1: Bạn mở hóa đơn giá trị gia tăng file PDF, tìm kiếm mục “Tra cứu hóa đơn tại Website” và nhập đường dẫn vào trình duyệt web để kiểm tra.

Bước 2: Tại trang tra cứu hóa đơn điện tử, bạn nhập Mã tra cứu HĐ được cung cấp trong file hóa đơn giá trị gia tăng. Sau đó nhấn Tìm kiếm để kiểm tra.

Bước 3: Trong kết quả tra cứu sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ các thông tin về chữ ký số hợp lệ đã sử dụng trong hóa đơn giá trị gia tăng file PDF. Từ đây bạn có thể so sánh, đối chiếu với file PDF gốc để xác minh chữ ký số đã được sử dụng.

Với những cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên file PDF được chia sẻ trong bài viết này chắc chắn sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi nhận các chữ ký số từ đối tác hay doanh nghiệp. Chúc bạn một ngày vui vẻ!